مجلة العلوم الانسانية
Volume 7, Numéro 11, Pages 33-50

دفتر الشروط لأتمتة المكتبات

الكاتب : بن السبتي عبد المالك .

الملخص

تتطلب أتمتة المكتبات جملة من الترتيبات والتحضيرات، بهدف وضع نظام جديد يضع حلولا لبعض صعوبات العمل التي تواجهها، ولا يمكن أن تكون عملية الأتمتة هذه ناجحة إلا إذا أخذت في الحسبان احتياجات المؤسسة من النظام الجديد، والموارد الموجودة بها، والإمكانيات المتوفرة. هذه العوامل مجتمعة تمكن من وضع خطة تأخذ بعين الاعتبار جميع جوانب عملية الأتمتة، وهذه الخطة تقدم في شكل ما يعرف بدفتر الشروط، الذي يشمل ملخص عن موجودات المؤسسة بشرية كانت أو تجهيزية أو مادية، إضافة إلى طلبات واحتياجات المستفيدين الذي عجز النظام القائم تأمينها لهم، إلى جانب تطلعات موظفي المؤسسة ورغباتهم في تطوير أساليب العمل، وتطوير خدمات المستفيدين، كما يحدد دفتر الشروط الأهداف القصيرة المدى، وكذا المتوسطة والبعيدة المدى. ويشمل أيضا بيانات عن الموظفين والمحيط، وبنوك المعلومات، والمراجع والوثائق المطبوعة، والوثائق السمعية البصرية، والتظاهرات العلمية، وعناوين المؤسسات والهيئات والشخصيات العلمية والإدارية والمكانز. من الضروري أيضا أن تقدم تفصيلات في دفتر الشروط حول برامج تشغيل النظام الجديد بما فيها برنامج التشغيل الوثائقي بجزئياته المختلفة، وبرنامج معالجة النصوص. ولا يجوز أن نهمل في دفتر الشروط وظائف النظام المزمع إقامته بما فيها من شروط عامة كالانفتاح واحترام المواصفات والسهولة في الاستخدام، وشروط خاصة تتعلق بوحدات الاقتناء والفهرسة والإعارة والبحث الوثائقي. يتطلب إنجاز دفتر الشروط التركيز على التجهيزات الضرورية للنظام، مع تحديد مواصفاتها بدقة فائقة، وبخاصة ما يتعلق بالموزع الخارجي للنظام

الكلمات المفتاحية

المكتبات